Communicatie bij verandering en ontwikkeling: Wies geeft tips

Wies van Kats is sinds 2020 als communicatie-adviseur deel van ons team. Ze werkte de afgelopen twintig jaar in maatschappelijke instellingen, organisaties en bedrijven in verschillende rollen waarin communicatie centraal stond. In die tijd heeft ze geleerd dat veel problemen opgelost worden als we een goed gesprek voeren. In dit artikel deelt ze haar belangrijkste tips.

Gelijk hebben en gelijk krijgen

Inzicht van Wies: “Verandering zit in de mensen, dus dáár moet je beginnen. Dat betekent dus ook dat je ruimte moet maken, jouw oplossing is niet de enige oplossing.”

Een van de belangrijkste vragen die in bedrijven speelt is: hoe krijg ik mijn collega’s mee? Wies ondervond dit zelf jaren geleden ook. Zo gaf ze een presentatie over een analyse die ze gedaan had. De feiten waren glashelder met een voor de hand liggende conclusie met besluit. En toch besloten haar toehoorders niet in te stemmen. Toen ze achteraf vroeg aan de voorzitter wat ze beter had kunnen doen, kreeg ze het antwoord wat haar carrière veranderde: gelijk hebben en gelijk krijgen zijn twee verschillende dingen.

Wies: ‘’Ik wist dat ik ‘gelijk’ had, maar richtte me te direct op waar het probleem en de pijn zat in de organisatie, waardoor de boodschap niet gehoord kon worden. Net als veel mensen, en met name leidinggevenden, wilde ik te snel naar het resultaat. Maar in je eentje lukt dat niet! Stel jezelf de vraag: hoe krijg je de mensen met je mee? Hoe kan ik handelen vanuit hun perspectief, hun plaatje, hun waarheid?

Vragen stellen is doorslaggevend

Inzicht van Wies: “Luisteren naar de ander en het samen doen zorgt voor een veel betere uitkomst!”

“De mensen met wie je werkt en om wie het gaat kun je niet overslaan. Dat betekent dat je ook moet faciliteren dat zij zich goed uit kunnen spreken en er ook wat mee gedaan kan worden. De valkuil is dat we vaak denken dat wat wij denken het beste is, maar het tegendeel is meestal waar: luisteren naar de ander en het samen doen zorgt voor een veel betere en scherpere uitkomst!’’

Creëer eigenaarschap

Inzicht van Wies: “Vraag aan je medewerkers wat zij nodig hebben om goed mee te kunnen werken aan verandering”.

‘’Eigenaarschap is van essentieel belang bij verandering. Zo kreeg ik als verandermanager een opdracht voor een bedrijf dat een nieuw klantenservicesysteem kreeg. Op papier leek dit nieuwe systeem prachtig. Maar, zoals zo vaak in bedrijven: dit was bedacht door een projectgroep die niet werkzaam was op de afdeling klantenservice. Hoe kreeg ik hen dan mee?

Het systeem ging er hoe dan ook komen. Hoe ze er mee gingen werken was nog open. Dus vroeg ik hen om aan te geven wat er nodig was om er goed mee te kunnen werken. De groep droeg vervolgens zelf oplossingen aan. Zij mochten het tempo en de uitwerking bepalen van hun ideeën, en kwamen erbij om posters en handleidingen te ontwerpen en rond te brengen. Hierdoor waren ze trots op hun idee en voelde zich eigenaar van het implementatieproces. Zorg er wel voor dat je vooraf nadenkt wat je precies van ze vraagt en wat je met het resultaat kunt (en wil) doen. De verwachtingen moeten helder zijn.

Verandering begint met een goed gesprek 

Dit brengt Wies op haar training ‘Hack het gesprek’. “Hierin leer ik hen dat als je kiest om open, oprechte vragen stelt in plaats van suggestieve, ‘aanvallende’ vragen, je veel meer mogelijkheden tot samenwerking creëert.

Een mooi voorbeeld: een van de deelnemers keek enorm op tegen een samenwerking met een andere organisatie. Die organisatie was noodzakelijk om een project uit te kunnen voeren. Daarom droeg ze heel veel argumenten aan om hen te overtuigen. In plaats van dat organisatie haar begreep en meeging, gingen ook zij in de verdediging door allerlei punten te noemen waarin zij in hún gelijk zaten.

Dus hierbij is mijn advies: ga samen op zoek naar het gezamenlijke belang en wat je hieruit kunt halen. Samen naar het hogere doel.”

Zorg voor een goede terugkoppeling

‘’Ik vind gemeentes interessant om voor te werken, vanwege de complexe en gevarieerde doelgroepen. Je wilt zowel luisteren naar de inwoners als naar de ambtenaren en beiden hebben andere perspectieven, inzichten en kennis.

Terugkoppelen is hierbij van essentieel belang. Communiceer, informeer! Neem iedereen mee, en als je niets doet met de inbreng dan moet je dat ook laten weten en uitleggen waarom niet. Mensen willen gehoord worden dus laat zien dat je naar ze luistert. En dat is iets anders als precies doen wat ze zeggen.’’

De toekomst van communicatie

‘’Communicatie is zo belangrijk voor elke medewerker. Soms denk ik dan ook dat een directeur, afdelingshoofd of projectleider dit ook als skill moet hebben. Uiteraard blijven er specialisten bestaan die de organisatie helpen met het schrijven van teksten of het vormgeven van ondersteunende middelen. Maar een grote communicatieafdeling die als staf alles centraal organiseert, daar geloof ik niet zo in.‘’

Geschreven door Anna Klinkspoor

Contact

Wil je meer weten over hoe jij communicatie het beste kan inzetten in jouw team of werkzaamheden? Neem dan contact op met Wies van Kats.