Vijf tips hoe beheer nog beter kan communiceren

Communicatie is een essentieel onderdeel van ons advieswerk. Communicatie over beheer kreeg tot voor kort niet veel aandacht, maar gelukkig zien steeds meer gemeenten het belang van communicatie over beheer in. Voor deze nieuwsbrief vroegen wij onze collega Martin van der Zwan naar zijn visie op communicatie en beheer. Hij geeft ons vijf tips mee hoe beheer nog beter kan communiceren.

1. Vertel het verhaal met de borst vooruit

Hoewel beheer in de loop der jaren best een transitie heeft doorgemaakt op het gebied van communicatie met bewoners, kan er nog veel worden verbeterd op het gebied van interne communicatie en aan het imago van beheer. Dit heeft vooral met zelfvertrouwen te maken: durven te communiceren.

Onder beheerders heerst nog vaak de no-nonsens mentaliteit: ‘Niet te veel praten, we doen het wel gewoon en dan zorgen we wel dat het voor elkaar komt.’ Ik vind dat ze daarin te bescheiden zijn en denk dat het te maken heeft met het imago dat ze intern hebben.

Als beheer in het nieuws komt, is het helaas vaak minder positief. Er zijn klachten over vervuiling of kritische vragen naar aanleiding van een incident. Daarnaast zien collega-afdelingen binnen de gemeente beheer vooral als poetsen en vegen, zorgen dat de openbare ruimte schoon, heel en veilig blijft. Over de meerwaarde van beheer voor andere beleidsdoelstellingen van de stad wordt nog te weinig verteld. Denk bijvoorbeeld aan de bijdrage die beheer levert aan gezondheid en klimaatadaptatie bijvoorbeeld.

Beheerders meten niet breed uit wat ze buiten allemaal realiseren en zijn daarin niet zulke goede ‘verkopers’. Ze mogen best wat trotser zijn! En dát is de uitdaging van communicatie van en over beheer binnen de gemeentelijke organisatie en naar de inwoners.

“Onder beheerders heerst nog vaak de no-nonsens mentaliteit“

2. Frame je werk anders

Een deel van ons advieswerk is om beheerders te helpen bij het maken van plannen, hen mee laten denken over thema’s als klimaatadaptatie, circulariteit, de energietransitie, bouwopgave en gezondheid.

Gaandeweg worden ze steeds bewuster van het feit dat het nodig is om te laten zien wat beheer al doet aan deze thema’s. Als een traditioneel ingerichte speelplek (met klimrek, wipkip en schommel) aan het eind van de levensduur wordt omgetoverd in een natuurlijke speelplek met ook beweegtoestellen voor senioren, draagt beheer bij aan gezondheid en inclusiviteit. Dit werd alleen door beheerders niet altijd zo gezien. Het gaat hier om het anders ‘framen’ van wat je als beheerder doet. En hier dus over communiceert!

3. Wees zichtbaar

Ook richting de stad valt er voor communicatie en beheer meer te behalen. Wat doet beheer voor de stad, welke projecten zijn gerealiseerd, wat heeft dit voor effecten gehad en hoe vinden bewoners het? Vertel je verhaal aan bewoners, aan de politiek en aan je collega’s. Wat is het gevolg van jouw acties op het gebruik in de openbare ruimte? Hoe beleven mensen die openbare ruimte door de manier waarop jij het beheert? Door middel van deze vragen worden beheerders zich steeds bewuster van de invloed die hun werk heeft.

Daarnaast is zichtbaar zijn is ook enorm belangrijk. Bijvoorbeeld, als je als handhaving en reiniging zichtbaar bent, vergroot dat de tevredenheid van inwoners over de netheid van de openbare ruimte en de inzet van de gemeente hiervoor.

4. Zorg voor informeel contact

Helaas heeft de coronapandemie er de afgelopen tijd voor gezorgd dat de zichtbaarheid op straat en de communicatie richting bewoners niet meer face-to-face kon gebeuren. Voor ambtenaren is het moeilijk geweest om contact te krijgen met bewoners en vice versa.

Het is heel belangrijk om op straat aanwezig te zijn. Even een praatje maken met buurtbewoners om te weten te komen wat er gaande is, kon niet meer. Videobellen vervangt dat niet. Enerzijds kan het thuiswerken drempelverlagend zijn: je hoeft niet meer helemaal naar het gemeentehuis te gaan als je ook even kan (video)bellen.

Aan de andere kant hebben veel mensen ook behoefte aan face-to-face contact. Informele contacten zijn heel belangrijk voor de samenwerking, motivatie, en net even nieuwe dingen horen. In het echt kun je elkaar makkelijker inspireren dan via een computerscherm.

5. Ga zowel online als offline met elkaar in gesprek

Het is belangrijk dat bewoners en de gemeente laagdrempelig met elkaar in gesprek gaan over beheer in de openbare ruimte. Dit moet zowel online als offline. Maak bijvoorbeeld duidelijk wat er de komende maanden allemaal gaat gebeuren in de wijken.

Platforms zoals ‘MijnWijkplan’ en ’Kijk op je wijk’ kunnen een mooie aanvulling zijn op de algemene gemeentelijke website. Het is een goede vorm van transparante en duidelijke, directe communicatie over voornemens, initiatieven en lopende projecten tussen gemeente en inwoners.

Ook online enquêtes en straatgesprekken om informatie op te halen over de beleving of voor beleidsplannen kunnen nuttig zijn. Veel meer inwoners krijgen zo de gelegenheid om mee te denken, op het moment dat het hen uitkomt.

De gemeente Amersfoort is voor mij een mooi voorbeeld van hoe beheer om kan gaan met communicatie. Zo organiseerden zij dagen waarop kinderen mee mochten op de maaimachine. Zij hadden een seizoenskalender met alle acties rondom het groenbeheer, zoals blad-opruim-dagen en de voorjaarssnoei.

De toekomst van communicatie en beheer

Technologie biedt steeds meer mogelijkheden om de communicatie met inwoners en professionele partners (aannemers bijvoorbeeld) te verbeteren. Ik zie het voor me dat we over een een aantal jaar op een willekeurige plek in de openbare ruimte informatie kunnen ontvangen door middel van augmented reality. Op een locatie krijg je als bewoners of bezoeker desgewenst inzicht in bijvoorbeeld de planning van beheer, de na te streven kwaliteit en bewonersinitiatieven in de buurt. Ook krijg je een doorkijkje vanuit het omgevingsplan en de geplande nieuwe inrichting van de openbare ruimte. Dat zou toch een geweldige manier van communicatie zijn?

Geschreven door Anna Klinkspoor

Contact

Wil je doorpraten over communicatie in beheer? Wij staan voor je klaar! Neem contact op met Martin van der Zwan.