Gemeente Weert – Bouwen aan een toekomstbestendige beheerorganisatie

Net als veel andere gemeenten staat gemeente Weert voor steeds grotere opgaven in de openbare ruimte. De groei van de stad, de energietransitie, mobiliteitsvraagstukken en het belang van participatie vragen om een beheerorganisatie die niet alleen de dagelijkse werkzaamheden goed uitvoert, maar ook toekomstbestendig is ingericht.

Tegelijkertijd was de gemeentelijke organisatie volop in ontwikkeling. Hierdoor ontstond de behoefte om niet alleen te kijken naar de inrichting van de (beheer)organisatie, maar ook naar de werkprocessen en de samenwerking tussen beheer en ruimtelijke ontwikkeling. Om beter in te spelen op de veranderende gemeentelijke taken en de toenemende opgaven vroeg gemeente Weert Planterra een integrale analyse uit te voeren van de keten openbare ruimte en een breed gedragen advies op te stellen voor de verdere organisatieontwikkeling en procesoptimalisatie.

Een integrale blik op organisatie en samenwerking

Met behulp van de beleids- en uitvoeringsacht (zie figuur hieronder) brachten we in werksessies met medewerkers in kaart waar knelpunten liggen binnen de huidige werkwijze in de gehele keten openbare ruimte. Voor deze knelpunten hebben we onderzocht welke ontwikkelkansen er lagen en welke daarvan de hoogste prioriteit hebben. In de analyse van de knelpunten keken we integraal en vanuit verschillende invalshoeken naar de organisatie. We keken o.a. naar het inhoudelijk instrumentarium, gedrag en kennis en naar de organisatie (structuur, werkprocessen, rollen, verantwoordelijkheden en capaciteit). Om ook de rollen en verantwoordelijkheden per beheertaak binnen de processen helder te krijgen, werkten we daarnaast met de VERI-matrix. Hierdoor werd inzichtelijk waar verantwoordelijkheden overlapten, onduidelijk waren of juist ontbraken in de keten van beleid naar uitvoering en vice versa.

Van analyse naar ontwikkelagenda

Per ontwikkelpunt brachten we de achterliggende oorzaken in kaart en formuleerden we samen met medewerkers mogelijke verbeteringen. Deze vulden we aan met veelgebruikte en succesvolle werkwijzen uit andere gemeenten. Na prioritering zijn de ontwikkelpunten uitgewerkt in een concrete ontwikkelagenda en een implementatieplan.

Inzet in capaciteit en formatie

Binnen de organisatie werd een hoge werkdruk ervaren. Met het oog hierop voerden we aanvullend een kwantitatieve benchmark uit. We vergeleken de formatie met die van andere gemeenten en keken naar de bezetting per beheerdomein, functieniveau (strategisch, tactisch en operationeel) en salarisschaal. Daarnaast maakten we een prognose van de benodigde formatie om de beheertaken ook bij een groeiend aantal inwoners goed te kunnen blijven uitvoeren. Voor specifieke functies en het projectbureau onderzochten we hoe andere gemeenten deze hebben georganiseerd. Op basis hiervan formuleerden we een onderbouwd advies voor een passende organisatie-inrichting.

Het resultaat

Het traject resulteerde in een adviesrapport procesoptimalisatie voor de keten openbare ruimte en een rapportage met de resultaten van de kwantitatieve benchmark.

Meer weten?

Benieuwd hoe jouw organisatie is voorbereid op de uitdagingen van morgen? Neem gerust contact met ons op of lees ook ons artikel over de formatiebenchmark en ons opiniestuk over formatie in de keten openbare ruimte. Of zie de dienstenpagina Organisatiescan Openbare Ruimte.