Van onderbuik naar onderbouwing: hoe gemeenten grip krijgen op hun capaciteit in de openbare ruimte 

Onlangs bracht de NOS een artikel uit waarin bleek dat driekwart van de Nederlandse gemeenten kampt met personeelstekorten. Dit zal voor veel professionals in de keten openbare ruimte weinig verrassend zijn. Projecten lopen vertraging op, de werkdruk neemt toe en gemeenten worstelen met de vraag hoe zijn hun ambities op straat kunnen waarmaken. De reflex is vaak: er moeten meer mensen bij. Maar is dat altijd de juiste oplossing?

Veranderende opgaven

De opgaven binnen de openbare ruimte zijn de afgelopen jaren ingrijpend veranderd. Veel gemeenten staan voor een groeiopgave door woningbouw en in- of uitbreiding van de stad, terwijl tegelijkertijd een grote vervangingsopgave op hen afkomt. Daarnaast vragen ontwikkelingen als de Omgevingswet, participatie, klimaatadaptatie, biodiversiteit, energietransitie en datagedreven werken om nieuwe kennis en andere manieren van (samen)werken.

Veranderende rollen

Ook de rol van medewerkers verandert. Beheerders worden bijvoorbeeld steeds vaker al aan de voorkant van gebiedsontwikkelingen betrokken. Zij denken mee over nieuwbouwprojecten, adviseren over beheerbaarheid en leveren input bij participatietrajecten. Tegelijkertijd hebben veel gemeenten te maken met vergrijzing, personeelswisselingen en een afhankelijkheid van externe inhuur. Kennis verdwijnt, nieuwe medewerkers moeten worden ingewerkt en rollen en verantwoordelijkheden vervagen.

Het gevoel van onderbezetting ontstaat daardoor niet alleen doordat er te weinig mensen zijn. Soms is het werk simpelweg niet goed georganiseerd. Taken worden dubbel uitgevoerd of blijven juist liggen, processen sluiten niet meer aan op de praktijk en onduidelijkheid over rollen leidt tot extra werkdruk en stress.

Daarom begint een duurzame oplossing met inzicht. Hoeveel capaciteit is er daadwerkelijk beschikbaar? Hoeveel capaciteit is nodig voor zowel de reguliere beheertaken als de nieuwe opgaven? Beschikken teams over de juiste rollen en competenties? En past de inrichting van de organisatie nog bij wat er van haar gevraagd wordt?

Een objectieve blik op deze vragen helpt gemeenten om gerichte keuzes te maken. Soms blijkt dat uitbreiding van de formatie onvermijdelijk is. In andere gevallen ligt de oplossing juist in het anders organiseren van werkzaamheden, het verduidelijken van rollen of het versterken van processen en samenwerking. Meestal is het een combinatie van beide. Door inzicht te krijgen in zowel de benodigde capaciteit als de manier waarop het werk is georganiseerd, kunnen gemeenten beter onderbouwde keuzes maken en investeren waar dat het meeste effect heeft.

De uitdagingen in de openbare ruimte nemen de komende jaren niet af. Juist daarom kunnen gemeenten zich niet veroorloven om te sturen op aannames of onderbuikgevoel. Niet alleen de vraag hebben we genoeg mensen? is relevant, maar ook: hebben we het werk goed georganiseerd? Pas wanneer beide vragen worden beantwoord, ontstaat een organisatie die is toegerust op de opgaven die voor haar liggen.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe Planterra kan helpen bij het grip krijgen op capaciteit en organisatie in de openbare ruimte? Neem contact op met onze formatiebenchmark expert Martin van der Zwan.