Wat maakt een goede formatiebenchmark?

Waarom de Formatiebenchmark Openbare Ruimte verder kijkt dan het aantal fte’s

Gemeenten staan voor grote opgaven in de openbare ruimte. Woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en de vervangingsopgave vragen steeds meer kwaliteit en capaciteit binnen afdelingen beheer. Tegelijkertijd ervaren veel gemeenten nu al een tekort aan capaciteit die door de ‘pensioneringsgolf’ alleen maar zal toenemen. De vraag die dan vaak opkomt is: hoeveel mensen hebben we nu en straks nodig om de openbare ruimte toekomstbestendig te beheren en te verbeteren?

Dat kan je aan medewerkers vragen, maar je kunt daarnaast ook organisaties met elkaar vergelijken met behulp van een formatiebenchmark.

Waar je aan moet denken bij een goede Formatiebenchmark

Gemeenten verschillen sterk van elkaar. De ene gemeente staat voor een forse woningbouwopgave met grote uitbreidingswijken en volop ambities op het vlak van biodiversiteit, gezondheid, mobiliteit e.d. voor de bestaande stad, terwijl in een andere gemeente de focus vooral ligt op het beheren wat er is.  Het areaal, de vervangingsopgave, de bouwopgave, de mate van uitbesteding van werkzaamheden en visie op beheer zijn van invloed op de benodigde capaciteit.

Een goede formatiebenchmark houdt daarom rekening met de context waarin een gemeente zich bevindt.

Zet niet functies centraal, maar rollen

Binnen de formatiebenchmark van Planterra maken we gebruik van het iAMProfiel (Onderdeel van iAMPro model voor assetmanagement). Daarbij staan niet functies, maar rollen centraal. Functietitels verschillen per gemeente, terwijl de onderliggende werkzaamheden juist goed te vergelijken zijn.

De benchmark maakt hierin onderscheid tussen strategische, tactische en operationele rollen. Beschikt een gemeente bijvoorbeeld over voldoende strategische capaciteit voor beleidsontwikkeling en bestuurlijke advisering? Is er voldoende tactische capaciteit aanwezig voor regie, opdrachtgeverschap en vakbeheer? En zijn er voldoende mensen voor de operationele uitvoering van beheertaken?  

Een advies per kapitaalgoed

Een formatiebenchmark levert meer op dan alleen een antwoord op de vraag of er in totaal voldoende capaciteit aanwezig is binnen de beheerorganisatie. Een organisatie kan voldoende capaciteit hebben, maar tegelijkertijd kwetsbaar zijn doordat bepaalde rollen onvoldoende zijn ingevuld. Daarom wordt voor ieder kapitaalgoed inzichtelijk gemaakt hoeveel fte beschikbaar is en hoe deze capaciteit is verdeeld over de verschillende rollen, zie onderstaand figuur voor een voorbeeld.

De kracht van een formatiebenchmark zit niet alleen in het inzicht in de eigen organisatie, maar ook in de mogelijkheid om de resultaten te vergelijken met vergelijkbare gemeenten. Door gemeenten met vergelijkbare arealen, omvang, begroting of opgaven naast elkaar te leggen, wordt zichtbaar waar verschillen ontstaan in de formatie.

Onderstaand figuur laat zien hoe de formatie is verdeeld over strategische, tactische en operationele rollen. Dezelfde analyse kan ook worden uitgevoerd voor bijvoorbeeld verschillende taakvelden of functieschalen.

De benchmark laat zien hoe de beschikbare capaciteit is verdeeld over verschillende kapitaalgoederen, zoals groen, wegen of riolering. Daarnaast wordt inzichtelijk of de huidige formatie aansluit bij actuele en toekomstige opgaven, zoals klimaatadaptatie, energietransitie en de woningbouwopgave. Voor deze vergelijking is het ook interessant om te kijken naar het aandeel integrale functies. In hoeverre werkt een gemeente al integraal en waardegedreven aan de verschillende opgaven?

Wat kunnen gemeenten met de resultaten?

De uitkomsten van een formatiebenchmark bieden inzicht in waar een organisatie nu staat en welke ontwikkelingen de komende jaren aandacht vragen die invloed hebben op de formatie. Soms blijkt dat extra capaciteit noodzakelijk is om toekomstige opgaven aan te kunnen. 

In andere gevallen ligt de oplossing niet in uitbreiding van de formatie, maar in een betere verdeling van taken, verantwoordelijkheden en rollen. Ook kan blijken dat bepaalde expertise ontbreekt of dat de verhouding tussen strategische, tactische en operationele capaciteit uit balans is.

Kortom, een goede formatiebenchmark helpt gemeenten om te beoordelen of de huidige organisatie, de verdeling van rollen en de beschikbare capaciteit aansluiten bij zowel de beheertaken van vandaag als de opgaven van morgen.

Meer weten?

Wil je meer weten, of wil je weten hoe Planterra kan helpen bij het grip krijgen op capaciteit en organisatie in de openbare ruimte? Neem contact op met onze formatiebenchmark expert Martin van der Zwan.