Alphen aan den Rijn – Organisatiescan geeft inzicht in de transitie naar integraal beheer

De gemeente Alphen aan den Rijn bevindt zich in een transitie naar integraal, datagestuurd en professioneel assetmanagement vanuit de filosofie van het Ontwikkelend Beheren. Naast de reguliere beheertaken, doet deze transitie een aanvullend beroep op de medewerkers van de beheerorganisatie. Dit heeft impact op het takenpakket en de werkwijze van het team. Planterra werd gevraagd om te onderzoeken of de huidige inrichting van team Beheer Openbare Ruimte voldoende toegerust is om de beheeropgave uit te voeren.

Verdiepende vraagstukken

Achter deze vraag scholen diverse vraagstukken waar het team mee worstelde.

• Sluit de huidige organisatiestructuur aan op de gewenste standaarden van integraal beheer?
• Is de formatie voldoende en juist verdeeld over assets en functies?
• In welke mate zijn basisprocessen zoals databeheer, kwaliteitsmeting en programmering op orde?
• Wat is nodig voor de transitie naar een uniforme, integraal werkende beheerorganisatie?

Om een antwoord op deze vragen te krijgen, voerde PLANTERRA een organisatiescan uit.

Kwantitatieve en kwalitatieve analyse

De scan bestond uit twee delen: een kwalitatieve analyse door middel van interviews en een kwantitatieve formatiebenchmark met vergelijkbare gemeenten. Geen van beide methoden biedt een compleet beeld: interviews zijn subjectief en benchmarkresultaten betekenen weinig zonder kwalitatieve duiding. Maar door de twee methodes te combineren vulden ze elkaar aan en kregen we een gegrond beeld van een organisatie.

Er zijn gesprekken met beheerders en integraal assetmanagers gehouden. De focus van de gesprekken lag op de uitdagingen en kansen voor verbetering die zij binnen hun werk zagen om zowel het reguliere beheer als het aanstaande integrale assetmanagement uit te voeren. Voor de benchmark is de formatie van Alphen aan den Rijn met acht qua inwoners vergelijkbare Nederlandse gemeenten vergeleken op basis van de Formatiebenchmark Openbare Ruimte.  Daarbij is de totale capaciteit, de capaciteit per asset en de capaciteit per salarisschaalgroep vergeleken.  

Waardevolle inzichten

De resultaten van het onderzoek leidden tot een aantal waardevolle inzichten over werkprocessen en de capaciteit. De gesprekken maakten duidelijk dat integraal beheer veel steun genoot bij de beheerders, maar nog onvoldoende concreet vorm had gekregen in het dagelijks werk. Door de koppeling te maken tussen de kwantitatieve en kwalitatieve analyse konden we ook gegronde aanbevelingen doen over de benodigde capaciteit.

Hiermee kan de gemeente keuzes maken over de eventuele uitbreiding, doorontwikkeling en professionalisering van het team. Dit stelt ze beter in staat om de transitie te maken naar een toekomstbestendige beheerorganisatie.

Meer weten?

Met de Formatiebenchmark Openbare Ruimte biedt Planterra inzicht in de formatie van beheerorganisaties. Lees hier meer over de benchmark. Wil je meer weten over dit project, neem contact op met onze expert Martin van der Zwan.

Dit artikel werd geschreven door Joachaz van Keulen.