Den Haag – Werken aan een sterke keten groen

PLANTERRA kreeg van de gemeente Den Haag de vraag om een nieuwe visie te ontwikkelen voor de keten groen, waarin efficiënter en met meer plezier wordt samengewerkt. De keten groen bestaat uit alle organisatieonderdelen die betrokken zijn bij het onderhoud van het groen, van beleid tot uitvoering. Naast het efficiënter maken van de keten moet de visie er ook voor zorgen dat inwoners overal dezelfde basiskwaliteit krijgen met ruimte voor maatwerk en duidelijkheid over wat zij kunnen verwachten, en dat de politiek beter inzicht krijgt in welke beleidsdoelen met de beschikbare middelen kunnen worden gerealiseerd.

Van samen experimenteren naar visie

De nieuwe visie op de keten groen is ontwikkeld in nauwe samenwerking met medewerkers uit de hele organisatie. We hebben eerst samen geoefend met een nieuwe organisatiestructuur en onderzocht wat in de praktijk het beste werkt, voordat we iets definitief in de visie hebben vastgelegd.

Door experimenterend en onderzoekend te werk te gaan zijn we al lerend en oefenend tot de uiteindelijke visie gekomen die we hebben vastgelegd in de ‘Houtskoolschets’. Hierin zijn onder meer de doelstellingen, het benodigde beleids- en beheerinstrumentarium, en de nieuwe organisatiestructuur beschreven. Ook is een ontwikkelagenda toegevoegd op basis waarvan de keten zich de komende tijd nog verder kan versterken.

Knelpunten keten met bijbehorende beleids- en beheerinstrumentarium

De beleids- en uitvoeringscyclus laat zien hoe visie op strategisch niveau wordt omgezet in plannen, projecten en het beheer op tactisch en operationeel niveau. De ambitie was om beleid nog beter te vertalen naar de uitvoering en lessen uit de uitvoering weer terug te vertalen naar beleid.

Tijdens het oefenen met de visie via werksessies en overleggen ontdekten we dat een aantal schakels in de cyclus nog onvoldoende waren uitgewerkt of zelfs ontbraken. Om deze missende schakels te kunnen smeden hebben we een overzicht van aan te vullen of te verbeteren instrumenten opgesteld. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een stedelijk groen assetmanagement plan en het werkproces voor de onderhoudsbestekken groen.

Het nieuwe werkproces voor bestekken maakt de stappen, planning en rolverdeling helder. Hierdoor zijn de bestekken betrouwbaar, tijdig beschikbaar en kan iedere partner, zoals de stadsdelen en groenbeheerders, eigenaarschap nemen en verantwoordelijk worden gehouden voor zijn bijdrage. Op deze manier kan de keten groen beter regie voeren, voorspellen en organiseren, en dient het proces als voorbeeld voor andere bestekkenprocessen binnen de keten.

Drie nieuwe rollen en een kernteam voor de keten

Om de werkprocessen in de keten groen efficiënter te laten verlopen en de gewenste resultaten te behalen, hebben we een nieuwe organisatiestructuur ontwikkeld. Deze structuur brengt duidelijkheid in verantwoordelijkheden en zorgt ervoor dat de verschillende processen beter worden bewaakt. Hierin komen drie nieuwe rollen naar voren die de keten organiseren binnen de beleid- en uitvoeringscyclus: de ketenmanager, de ketenregisseur en de assetmanager, zie figuur 1.

Zij vormen het ‘dagelijks bestuur’ van de keten groen en maken onderdeel uit van het kernteam groen. Hierin zijn periodieke overleggen over de samenwerking met vertegenwoordigers van alle bij het groenonderhoud betrokken organisatieonderdelen.  Het gaat hierbij onder meer om de (acht) stadsdelen, het ingenieursbureau, het groenbedrijf Den Haag (verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderhoud)  en de beleidsafdeling van dienst Stadsbeheer.

• De ketenmanager is de voorzitter van het kernteam groen en verantwoordelijk voor het samenwerken in de gehele keten, medieert en escaleert bij onenigheid en bewaakt de visie en ontwikkelagenda. De ontwikkelagenda geeft inzicht in de voortgang van de verschillende verbeteringen binnen de keten.
• De ketenregisseur is verantwoordelijk voor de uitvoeringscyclus van de keten. Hij of zij bewaakt de doelstellingen en werkwijzen uit de visie en voert regie op onderhoudsbestekken en projecten.
• De assetmanager werkt op tactisch niveau en vormt de brug tussen beleid en uitvoering. Hij of zij is verantwoordelijk voor het stedelijk groen assetmanagement plan, de integrale programmering en het beheer- en monitoringsinstrumentarium.

“Met invulling van de drie nieuwe functies is er veel meer dagelijkse regie en inhoudelijke sturing op de keten”

Integrale benadering

Gemeente Den Haag kwam bij ons met de vraag voor een nieuwe visie voor de keten groen. Door dit vraagstuk integraal aan te pakken beschikt de keten nu over een duidelijke visie, processen, doelstellingen en organisatie waarmee de keten hun ambities kan realiseren. We hebben daarbij niet alleen naar de organisatie gekeken, maar het vraagstuk integraal benaderd vanuit vier lenzen, zie figuur 2.

We hebben gekeken naar hoe de verschillende ambities kunnen worden waargemaakt rekening houdend met de beschikbare budgetten. Inhoudelijk zijn we gaan kijken naar ontbrekende of missende schakels waarvoor we verschillende instrumenten hebben opgesteld en geïmplementeerd. Al oefenend en experimenterend zijn we samen gaan werken met de nieuwe organisatiestructuur en stuurden we aan op gedrag dat het samen werken in de keten kan versterken. Zo gingen we van:

• ‘vasthouden hoe het is’ naar ‘durven experimenteren’
• ‘ad-hoc’ naar ‘planmatig’
• ‘schipperen’ naar ‘transparantie en duidelijkheid’
• ‘denken en handelen vanuit eigen perspectief’ naar ‘denken en handelen vanuit ketenperspectief’

Samenwerking met gemeente Den Haag en PLANTERRA

De samenwerking tussen de gemeente en PLANTERRA is heel prettig verlopen. Paul Boeters, assetmanager van de keten groen: “De samenwerking was heel fijn, zowel intermenselijk als procedureel. We misten enkele schakels in de keten en daarmee ook ‘handjes’ om het een en ander te bedenken en uit te werken.”

Daarnaast benadrukt Boeters de waarde van externe begeleiding bij veranderprocessen. Boeters: “Het helpt ook zeker als iemand van buiten je organisatie jou een spiegel voor houdt en je coachend verder op weg helpt in een veranderende rol. Veranderprocessen verlopen niet altijd soepel en dan is het fijn als je een sparringpartner hebt om even op terug te vallen.”

Samenwerking binnen de keten Groen

De samenwerking binnen de keten is aanzienlijk verbeterd door de invoering van de drie nieuwe rollen, ketenregisseur, ketenmanager en asset manager die zorgen voor dagelijkse regie en inhoudelijke sturing, en door het Kernteam Groen, waardoor beslissingen nu sneller worden genomen.

Boeters: “de drie nieuwe functies zijn een heel grote verbetering. Nu is er veel meer dagelijkse regie en inhoudelijke sturing op de keten.” Daarnaast is met hulp van PLANTERRA de cyclus voor het bestekkenproces in kaart gebracht, waardoor het overzicht, de regie en verantwoordelijkheden duidelijker zijn geworden.

Verder is een ontwikkelagenda geïntroduceerd en is de transparantie verhoogd via een gezamenlijke SharePointsite voor de keten. Hierdoor verlopen processen efficiënter en blijven kwesties niet langer onopgelost.

“Door het kernteam keten groen kunnen er sneller beslissingen worden genomen en blijven kwesties niet oeverloos meer sudderen ”

Meer weten?

Wil je meer weten over organisatieontwikkeling en hoe wij daarin kunnen ondersteunen? Neem een kijkje op onze expertisepagina Organisatieadvies, lees dit artikel of neem contact op met Martin van der Zwan.

Dit artikel werd geschreven door Isabel Zimmermann.