Organisatieontwikkeling: hoe zorg je voor effectieve en duurzame verandering?

Maatschappelijke opgaven rond klimaatverandering, de energietransitie, woningbouw, inclusiviteit en veiligheid, biodiversiteit en gezondheid vragen iets nieuws van de beheerorganisatie. Naast een heldere visie en beleid is het noodzakelijk om de organisatie toe te rusten om ook deze nieuwe opgaven in de praktijk te brengen. Maar hoe doen we dat? PLANTERRA helpt gemeenten om hun organisatie duurzaam te versterken. Collega Karin Daum deelt de belangrijkste inzichten aan de hand van drie vragen.

Wat is organisatieontwikkeling?

Organisatieontwikkeling is een continu proces waarbij een organisatie bewust werkt aan het verbeteren van haar effectiviteit, samenwerking, cultuur en prestaties. Het gaat niet alleen om structuur of processen aanpassen, maar vooral om mensen, gedrag en samenwerking te ontwikkelen zodat de organisatie beter kan omgaan met nieuwe ontwikkeling en veranderingen.

PLANTERRA kijkt vanuit vier perspectieven naar organisatieontwikkeling:

• Organisatie: Organisatie- en overlegstructuur, rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, formatie en capaciteit, werkprocessen en sturing.
• Kennis, vaardigheden, gedrag en leiderschap.
• Inhoud en instrumenten: Visie, beleid, kaders, tools, systemen en data.
• Geld: Budgetten en bekostiging.

Deze onderdelen zijn allemaal met elkaar verbonden en hebben invloed op elkaar. Enkele voorbeelden:

Voorbeeld 1: Een nieuwe beheervisie kan leiden tot een aanpassing van werkprocessen, taken, maar ook tot het verbreden of verdiepen van kennis, vaardigheden of gedrag. Het kan ook betekenen dat het Handboek Openbare Ruimte om aanpassing vraagt en/of dat er door veranderende inrichtingseisen wijzigingen nodig zijn ten aanzien van budgetten.

Voorbeeld 2: De woningbouwopgave vraagt vaker om integraal beheeradvies aan het begin van het ontwikkelproces. Dit heeft gevolgen voor werkprocessen en overlegstructuren en vraagt om integrale adviesvaardigheden en gedrag vanuit de beheerorganisatie.

PLANTERRA kijkt dus met een integrale bril op naar organisatieontwikkeling.

Hoe kom je van papier naar implementatie en borging?

Veel gemeentes schrijven nieuwe visies en beleid, geven nieuwe organisatiestructuren vorm, ontwikkelen en beschrijven werkprocessen en richtlijnen en schaffen nieuwe systemen aan. De verwachting is dat wanneer betrokkenen via een mail of tijdens een overleg zijn geïnformeerd, de aanpassingen vanzelf worden toegepast in de werkpraktijk. En niets is minder waar!

Want hoe vaak horen we niet: “Is daar beleid voor, dat wisten we helemaal niet!”, “Het systeem wordt al jaren niet goed ingevuld of gebruikt”, “Daar hebben we geloof ik wel een werkproces voor, maar dat volgen we eigenlijk niet”, “5 jaar terug hebben we ook zo’n traject gehad, toen kwamen er dezelfde ontwikkelpunten uit en er is niks veranderd” en ”Niemand pakt deze taak op, dus doe ik het maar – anders loopt het mis”.

Implementatie en borging vragen naast ‘papier’ om een gezamenlijk proces waarin in elk geval aandacht is voor:

• Duidelijkheid: Waarom en met welk doel gaan we ontwikkelen?
• Betekenis: Wat gaat deze aanpassing voor ons en voor mij betekenen, wat wordt er verwacht?
• Behoeften: Wat hebben wij en wat heb ik nodig om deze aanpassing daadwerkelijk toe te passen?
• Aanpak: Hoe we dat met elkaar gaan realiseren?
• Ondersteuning: Hoe zorgen we ervoor dat alle medewerkers gefaciliteerd worden om de aanpassing te realiseren?
• Leiderschap: Hoe versterken we (managers en medewerkers) onze invloed op de gezamenlijke prestaties, de samenwerking en het werkplezier.
• Monitoring en verbetering: Hoe gaan we de voortgang monitoren en evalueren en verbeteringen signaleren en doorvoeren.

Implementatie en borging gaan dus niet vanzelf maar vragen om tijd en aandacht.

PLANTERRA besteedt tijd en aandacht aan de implementatie en borging.

Hoe werk je aan  interactie en motivatie?

Bij organisatieontwikkeling gaat er vaak veel aandacht uit naar de ‘harde kant’, zoals de inhoud van het werk (denk aan beleid en richtlijnen) en de structuur (denk aan het organigram, werkprocessen en rollen). Die zaken die we makkelijk kunnen vastleggen. Ook in de werkpraktijk ligt de focus op de inhoud en structuur.

Deze aspecten liggen ‘op tafel’ tijdens de werkoverleggen. En dat is prima! Maar missen we niet iets?

Ja, we missen iets! Want de interactie en samenwerking (gedrag) met je collega’s zijn zeer bepalend voor een effectieve samenwerking en het ervaren van werkplezier of frustratie. Hieronder lees je een paar voorbeelden:

• “We hebben fijn samengewerkt vandaag, er was ruimte voor iedereen om ideeën in te brengen en we zijn tot een gezamenlijk voorstel gekomen.”
• “We kregen vandaag een compliment over de manier waarop we dit project hebben opgepakt; het gaat nu als voorbeeld gebruikt worden voor de hele organisatie.”
• “Ze beantwoordt mijn mail nooit, ik probeer het niet eens meer.”
• “Ik zit wel bij die vergadering, maar ze doen toch nooit iets met mijn inbreng, ik zeg niks meer.”
• ”Hij komt zijn afspraken nooit na, waarom zou ik het dan nog doen?”

Deze uitspraken gaan meer over gedrag dan over de inhoud en de structuur van de organisatie.

De interactie en samenwerking met anderen wordt beïnvloed door onze persoonlijke motivatie en andersom. We hebben allemaal andere brillen op waarmee we naar het werk kijken, wat we belangrijk vinden, wat we nodig hebben. Het gaat dan over persoonlijke drijfveren, overtuigingen en behoeften.

Zo bekijkt de één het werk met de bril van de toekomst en de ander met de bril van de problematiek in het hier en nu. De één heeft tijd nodig om zaken goed te overdenken, de ander ziet graag snelle actie en besluiten. De één werkt het best met een strakke planning, de ander houdt van flexibiliteit.

Deze verschillen bestaan tussen mensen, maar ook tussen afdelingen. Het goede nieuws is dat een organisatie al deze perspectieven nodig heeft om succesvol te zijn. En hoe doen we dat?

Niet door verschillen uit te vergroten en ze te verpakken in een mening of kritiek op de ander. Maar door in een open gesprek de persoonlijke of teambehoeften ook op het gedragsniveau in de samenwerking uit te spreken en te bespreken. Zo ontstaat er meer begrip, duidelijkheid en vertrouwen en kun je samen werken aan een effectieve samenwerking.

PLANTERRA faciliteert het open gesprek.

Onze tips bij organisatieontwikkeling

Tot slot nog een aantal tips voor een succesvolle organisatieontwikkeling

• Betrek de werkpraktijk op alle niveaus om tot een geprioriteerde ontwikkelagenda en oplossingsrichtingen te komen die aansluiten bij de richting en de behoefte van de organisatie.
• Maak een helder veranderverhaal: Waar ligt onze kracht, wat komt er op ons af, waar liggen dan onze uitdagingen, wat zijn onze ambities en doelen en hoe gaan we dat bereiken?
• Maak (ook) duidelijke afspraken over gewenst gedrag.
• Ga zo snel mogelijk samen aan de slag met het oplossen van de grootste knelpunten/frustraties in de werkpraktijk.
• Maak gebruik van de talenten en drijfveren van medewerkers.
• Organiseer en faciliteer gewenste gedragsverandering en het open gesprek zoveel mogelijk ‘on the job’. Het signaleren, bespreken, oefenen, evalueren van gedrag werkt het beste tijdens het werk.
• Stel een kernteam samen dat de organisatieontwikkeling monitort en faciliteert.

Meer weten?

Wil je meer weten over organisatieontwikkeling en hoe wij daarin kunnen ondersteunen? Neem een kijkje op onze expertisepagina Organisatieadvies of neem contact op met Karin Daum.