Formatiebenchmark: Vergelijk jouw beheerorganisatie met andere gemeenten

Hoe weet je of het aantal mensen dat op kantoor werkt aan het beheren en verbeteren van de openbare ruimte voldoende is? Met die vraag deden we een inventarisatie bij tal van gemeenten. Inmiddels staat er een product waarin we gemeentelijke beheerorganisaties vergelijken: de Formatiebenchmark Openbare Ruimte. Een vergelijk op zowel functie- als taakniveau bij de afdelingen Openbare Ruimte. Dit zijn de twee lessen die we leerden.

Wil je ook meedoen met de Formatiebenchmark Openbare Ruimte? Neem contact met ons op.

1. Vergelijk niet alleen op functieniveau, verdiep ook op taakniveau

Door jouw gemeente te vergelijken op functieniveau krijg je in korte tijd per domein een overzichtelijk beeld van jullie formatie t.a.v. een landelijke doorsnede. Maar al snel ontdekten we dat informatie op functieniveau alleen niet voldoende is om te komen tot een goed vergelijk. Een wegbeheerder in de ene gemeente heeft vaak een heel ander takkenpakket als in de andere. De ene wegbeheerder doet naast wegbeheertaken ook taken op het gebied van beleidsadviseur, projectleider, databeheerder. Het vergelijken op functieniveau geeft vaak een globaal inzicht in het aantal benodigde fte in een gemeente. Het vergelijk op taakniveau verdiept dit per persoon en brengt voor het hele team in beeld welke taken nog niet goed zijn belegd.

2. Geen enkele gemeente is hetzelfde, maar elke gemeente is te vergelijken

Wanneer je gemeenten wil vergelijken moet je ze indelen in categorieën, Utrecht is niet te vergelijken met Rheden en Rheden weer niet met de gemeente Tynaarlo. De ene gemeente heeft veel inwoners, de andere gemeente is erg landelijk en in weer een andere gemeente is de vervangingsopgave in volle gang. We vergelijken daarom gemeenten op verschillende manieren, op basis van het aantal inwoners, het aantal m2 in beheer en de hoogte van de gemeentelijke beheerbegrotingen.

Naast deze kwantitatieve data voeren we altijd een verdiepend gesprek met de teamleider om meer duiding te krijgen bij de cijfers. Hoe wordt de werkdruk ervaren, wat is de vervangings- en woningbouwopgave de komende jaren en wordt er veel gewerkt met externe inhuur? Kortom, geen enkele gemeente is hetzelfde, maar door voldoende vergelijkingsmateriaal te hebben is elke gemeente te vergelijken.

Wat we doen met de resultaten
Het eindresultaat van onze analyse is een rapportage met een formatievergelijk op functie- en/of taakniveau met vergelijkingen per beheercategorie én vaak ook een ontwikkelagenda. We zien dat bepaalde taken, zoals bijvoorbeeld het maken van een MJP of het adviseren in ruimtelijke projecten door beheer, vaak niet belegd zijn in de organisatie. PLANTERRA helpt gemeenten om capaciteit en geld te regelen, beleid te maken en de interne samenwerking te verbeteren.

Wil je meer weten? We vertellen je graag meer over dit onderwerp! Neem contact op met onze expert Jeroen Bruinenberg.