Vier financiële kernbegrippen die helpen de regels van het BBV te begrijpen

Wat betaal je uit een voorziening, wanneer activeer je en hoe zit het ook alweer met een reserve? In dit artikel maken we voor eens en voor altijd korte metten met de verwarring die er hangt rondom de verschillende vormen om de beheerkosten van gemeenten te dekken. Het zijn er vier en dit mag je er mee.

Exploitatiebegroting

In de exploitatiebegroting, kortweg ook wel exploitatie genoemd, staan de jaarlijkse inkomsten en uitgaven van de gemeente. De begroting wordt elk jaar door de gemeenteraad bepaald en vastgesteld. De exploitatie dient sluitend te zijn. Dat bekenent dat het geld dat de raad voor een jaar beschikbaar gesteld heeft aan het eind van dat jaar opgemaakt moet zijn. Het is namelijk niet de bedoeling dat de gemeente publiek geld oppot. Daarom doet de controller altijd zo moeilijk over het doorschuiven van budgetten naar volgende jaren.

Het dagelijks onderhoud wordt in elke gemeente via de exploitatie betaald en ook het groot onderhoud wordt in veel gevallen vanuit de exploitatie betaald. In veel gevallen.

Voorziening en reserve

Een voorziening is een financiële post waar geld vanuit de exploitatie gestald wordt voor een toekomstige (grote) uitgave. Een voorziening heeft een bestemming. Dat betekent dat het geld in een voorziening alleen voor een bepaald doel gebruikt mag worden. Het geld in een voorziening is niet vrij besteedbaar en wordt gezien als uitgegeven geld (vreemd vermogen). De voorziening wordt gevuld via dotaties uit de begroting. De raad kan daarna niet zomaar besluiten om het geld in de voorziening voor iets anders te gebruiken.

In het kader van beheer en onderhoud wordt een voorziening met name aangewend voor groot onderhoud met pieken dat eens in de zoveel jaar plaatsvindt (bijv. het baggeren van watergangen of groot onderhoud wegen). Gemeenten zijn niet verplicht om een voorziening te hebben voor groot onderhoud. Wanneer er wel voor onderhoudsvoorziening gekozen wordt, is de gemeente verplicht een beheerplan op te stellen om de bestemming van de voorziening en bijbehorende uitgaven te verantwoorden aan zichzelf en de provincie.

Van oudsher worden veel vervangingen in de openbare ruimte ook betaald vanuit een voorziening. Formeel is dat volgens de regels van het BBV niet meer de bedoeling en dienen vervangingen in principe geïnvesteerd te worden. Voor het vervangen van riolering is het wel mogelijk om via een voorziening te sparen.

(Bestemmings)reserve

Het concept van een reserve is vergelijkbaar met een voorziening. Er wordt jaarlijks geld in gedoteerd en het is bedoeld om pieken in de beheeropgave op te vangen. Het verschil zit in de hardheid van de toezegging. De bestemming van een reserve is door de raad te wijzigen en het geld is ook nog niet officeel uitgegeven zoals bij een voorziening wel dat geval is. Het wordt nog gezien als eigen vermogen. Er hoeft ook geen beheerplan gemaakt te worden om de reserve te verantwoorden.

Investering

Een investering is een uitgave waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Het BBV schrijft voor dat investeringen geactiveerd moeten worden. Dat betekent dat investeringen als materiële vaste activa (bezit) op de balans worden gezet. Er wordt namelijk beredeneerd dat de openbare ruimte een waarde vertegenwoordigt.

De investering wordt via afschrijving en met eventuele rente (de rekenrente of omslagrente) afbetaald. Een investering werkt op tegenovergestelde manier van een voorziening. Waar bij een voorziening aan de voorkant ‘gespaard’ wordt voor een toekomstige uitgave, wordt bij een investering het geld aan de voorkant uitgegeven en daarna afbetaald.  

Vanuit het BBV worden gemeenten geacht om het vervangen van de openbare ruimte te bekostigen via investeringen. Gemeenten bepalen via de financiële verordening een activeringsgrens. Investeringen die niet boven de activeringsgrens uitkomen, hoeven niet te worden geactiveerd. Zo wordt voorkomen dat een individuele boom geactiveerd en apart afbetaald moet worden.

Meer weten?

De regels van het BBV zijn niet altijd even intuïtief, maar wel bepalend voor hoe je als gemeente je beheeropgave financiert. Heb je meer vragen? Wij helpen je graag verder! Neem contact op met onze adviseur Nick van der Klauw.