Hoe je een Handboek Inrichting Openbare Ruimte maakt dat wordt gebruikt

In het voorjaar van 2022 besloten de gemeenten Woerden en Oudewater om HIOR.nl te evalueren via een enquête. Wat volgde was een doorstart aan de hand van vijf sporen.

Evaluatie

In 2018 nam de afdeling Reorganisatie en Beheer van de gemeenten Woerden-Oudewater de digitale tool HIOR.nl in gebruik voor het stroomlijnen van projecten en het opvragen van richtlijnen en inrichtingselementen. Na een veelbelovende start was de tool door een samenspel van personele wisselingen, capaciteitstekorten en de coronacrisis weggezakt.

Het gebruik van de tool werd daarom via een enquête, die door beleidsmedewerkers, projectleiders en beheerders is ingevuld, geëvalueerd. Uit de enquête bleek dat HIOR.nl als gebruiksvriendelijk wordt ervaren en een grote verbetering is ten opzichte van de werkwijze voorheen. Tegelijkertijd waren er diverse punten waarop het gebruik van de tool in Woerden-Oudewater verbeterd kan worden, zoals het eenvoudiger opschrijven van de richtlijnen en het duidelijker maken van de procesafspraken.

Doorstart aan de hand van vijf sporen

Naar aanleiding van deze evaluatie hebben de gemeenten Woerden-Oudewater gekozen om een doorstart te maken en het gebruik van HIOR.nl nieuw leven in te blazen. Zodoende is in samenwerking met medewerkers van PLANTERRA een implementatietraject gestart met als doel om het gebruik van HIOR.nl in de gehele gemeentelijke organisatie te integreren. De doorstart bestaat uit vijf sporen:

1. Het actualiseren en aanvullen van de richtlijnen
2. Het verbeteren van de werkprocessen
3. Het leren werken met de tool
4. Het ontwikkelen van een ontwikkelvisie
5. Het breed communiceren van de tool

De eerste drie sporen zijn het beste in samenhang te begrijpen. Om HIOR.nl goed te laten werken moet er gezorgd worden voor een inhoudelijk degelijke basis bestaande uit duidelijke, actuele richtlijnen. Om duidelijke richtlijnen te formuleren hebben beheerders kennis nodig van de tool en het concept functioneel (oplossingsvrij) specifiëren. En om te waarborgen dat de richtlijnen actueel blijven zijn heldere werkprocessen en eigenaarschap van richtlijnen nodig.

Het vierde spoor heeft vervolgens als doel om de ontwikkeling van de tool op lange termijn te sturen en het vijfde spoor om de implementatie breed te laten landen binnen de organisatie. De laatste twee sporen tonen voor zowel interne als externe betrokkenen de waarde aan die de gemeente Woerden-Oudewater aan de doorstart hecht.

Naast het implementatietraject zijn er ook HIOR-brede evenementen waar Woerden-Oudewater aan deelneemt. Om het familiegevoel te versterken en kennis uit te wisselen organiseert PLANTERRA namelijk elk jaar diverse openbare knoppencursussen en gebruikersdagen die altijd druk bezocht zijn. Zo profiteert Woerden-Oudewater van de kennis en ervaring die door de jaren heen verzameld is.

Geen hogere wiskunde

Als één ding duidelijk is geworden in Woerden-Oudewater, dan is het wel dat een goede toepassing van HIOR.nl om aandacht vraagt. Het is niet zonder rede dat er een ambitieus en uitgebreid plan is opgesteld om de tool weer optimaal te laten werken.

Gemeenten die al langer gebruik maken van HIOR laten zien dat je geen hogere wiskunde nodig hebt om HIOR te laten landen in je gemeente. Met duidelijke procesafspraken, goede richtlijnen en een gezonde dosis optimisme kom je al heel ver.

Meer weten over HIOR.nl, of over het project in Woerden-Oudewater? Neem contact op met Marco Hommel.

Dit artikel werd geschreven door Joachaz van Keulen.