Gemeente Haarlem – een meerjarenprogramma voor buurt- en opgavegericht beheer

Om het stedelijke Haarlem in te richten voor de opgaven van de toekomst pakt de gemeente haar vervangingen niet meer op straat-, maar op buurtniveau aan. Het idee is om de buurten, waar de openbare ruimte aan vervanging toe is, in één keer grondig te vernieuwen en tegelijkertijd opgaven op het gebied van vergroening, mobiliteitstransitie, gezonde leefomgeving en klimaatadaptatie te realiseren. Maar hoe doe je dat eigenlijk? Hoe maak je keuzes? Welke buurt vervang je eerst? Hoe ga je om met delen die nog niet oud zijn? En hoe zorg je dat je van plan tot uitvoering komt? Planterra hielp de gemeente bij het beantwoorden van deze vragen en kwam tot zes concrete producten.

De aanpak wordt in Haarlem ook wel de ‘beheertrein’ genoemd: een werkwijze waarbij jaarlijks twee tot drie buurten worden klaargemaakt voor de toekomst. Maar welke informatie heb je hiervoor nodig? Hoe prioriteer je buurten ten opzichte van elkaar? Vervang je alles in de buurt of alleen daar waar de technische staat echt onder niveau is? En wat vraagt dit van je organisatie?  Wij hielpen gemeente Haarlem om hun beheertrein op stoom te brengen en zochten samen met de gemeente naar de antwoorden op al deze vragen.

Wat hebben we gedaan?

Vanaf september 2024 tot en met maart 2025 hebben we samen met de afdeling Beheer en Beleid Openbare Ruimte (BBOR) van gemeente Haarlem gewerkt aan de realisatie van een van de ambities uit het Strategisch Beheerplan Openbare Ruimte (SBOR) uit 2022: het opstellen van één Meerjarenprogramma (MJP) voor de openbare ruimte.

Het proces om tot het MJP te komen is begeleid door een ambtelijke werkgroep waarin vertegenwoordigers vanuit diverse teams binnen de gemeentelijke organisatie en adviseurs van Planterra zaten. De werkgroep had tot taak om het buurtgerichte MJP voor 2026-2035 op te stellen en ook het instrumentarium dat hiervoor nodig is te ontwikkelen of te verbeteren.

Gebiedsgerichte programmeertafels

Nieuw waren de programmeertafels die gebiedsgericht werden georganiseerd. Per gebied werd eerst een interne (BBOR) programmeertafel georganiseerd waarin de focus lag op de beheeropgave, waarna er in de tweede sessie ook werd gekeken naar de bredere opgaven zoals beschreven in het Strategisch Beheerplan Openbare Ruimte (SBOR). Ook werd een sessie georganiseerd met externe professionele partners (o.a. ‘nutsbedrijven’ en aangrenzende gemeenten). Doel was om te komen tot verder uitgewerkte buurtstrategieën op basis van technische kwaliteit, beleidsopgaven, gebiedsontwikkelprojecten en plannen van de externe partners.

De strategie: vervangen, tenzij

In het verlengde van het SBOR en in lijn met de ambitie om de opgaven buurtgericht te realiseren, had Haarlem zelf al de strategie ontwikkeld om in de geprioriteerde buurten de openbare ruimte te “vervangen, tenzij”. En voor de beheeropgaven buiten deze buurten in eerste instantie de keuze te maken om levensduurverlengend onderhoud uit te voeren, waar dit nog kan, en zo haar renovatie- en vervangingsopgave in een cadans te brengen.

Zes concrete resultaten

Er is een geactualiseerd MJP gemaakt met een vernieuwde prioriteringsmethodiek en de bijbehorende buurtstrategie, kostenraming en dekkingsvoorstel. Het programma bevatte ook de al lopende- of eerder geprogrammeerde projecten buiten de geprioriteerde buurten. Bij het opstellen van het MJP zijn diverse instrumenten en werkprocessen ontwikkeld en verbeterd om de strategie van opgavegericht beheer uit het SBOR vorm te geven. Het gaat om de volgende zaken:

1. Hernieuwde wegingsmethodiek buurtprioritering, waarmee het mogelijk is om ten minste tien jaar vooruit te kijken. De meerwaarde hiervan is dat interne beleidsafdelingen en externe partners (buurgemeenten, nutsbedrijven, waterschappen e.d.) op langere termijn de realisatie van hun ambities kunnen afstemmen op de programmering vanuit de beheer- en vervangingsopgave.
2. Aangescherpte programmeerregels inclusief ‘vertragings- en versnellingsafspraken’. Zo hebben we gezorgd voor duidelijke spelregels over de programmering van een buurt waardoor communicatie hierover beter mogelijk is.
3. Een gespreksleidraad als ondersteuning bij het bepalen van de buurtstrategie. De buurtstrategie bepaalt per buurt in welk deel ervan de boven- en/of de ondergrond wordt  vervangen,  heringericht of doorbeheerd. De keuzes worden gemaakt op basis van de technische staat en restlevensduur van de verharding en het riool en de ‘wateropgave’ in het gebied. Zo borgt de leidraad consequente en herleidbare besluitvorming wanneer de buurtstrategieën worden opgesteld.
4. Beter ontsloten data die als input dient voor de buurtprioritering. Het spreekt voor zich, maar zonder goede data is de buurtprioritering onbetrouwbaar en slechts op aannames gebaseerd. Door areaal- en kwaliteitsgegevens te actualiseren en aan te vullen in het beheersysteem, bijvoorbeeld als het gaat om de leeftijd van de arealen, verbeterden we de betrouwbaarheid van het MJP.
5. Eén reken- en planningstool met alle verwachte kosten en de beschikbare budgetten, voor projecten t/m 2035. In de tool kunnen alle bestaande- en nieuwe projecten worden opgenomen, en worden nieuwe inzichten over de voortgang en kosten van de al lopende en reeds geprogrammeerde projecten  meegenomen. Zo is het mogelijk om op basis van de meest complete en actuele cijfers de geplande projecten passend te maken binnen de beschikbare budgetten.
6. Een strategie per buurt, buurtbeschrijvingen voor dertig buurten. De ‘buurtbladen’ bieden per buurt een bondige beschrijving van de opgaven en de bijpassende buurtstrategie. Hiermee bieden ze een goede basis voor de later op te stellen en meer gedetailleerde Procesopdracht (PO) per buurt. Hierdoor kan in dat stadium tijd worden bespaard, kan tijdig een goede inschatting worden gemaakt van de mate waarin beleidsambities kunnen worden gerealiseerd en welke financiële middelen hiervoor beschikbaar zijn.

Doorontwikkeling van proces en instrumentarium

Hoewel Haarlem al enkele jaren bezig is met een buurt- en opgavegerichte programmering, blijft dit een complexe opgave. Instrumentarium moet worden ontwikkeld, tijd is nodig en het besef dat er een experimenterende werkwijze nodig is. Er zijn nog weinig voorbeelden en proberen, evalueren en bijsturen is noodzakelijk.  Zo zijn in de nieuwe cyclus opnieuw diverse aanpassingen en verbeteringen doorgevoerd.

Om de verbetering van het jaarlijkse MJP-proces voort te zetten, is door Planterra een ontwikkelagenda opgesteld. Hierin zijn 21 concrete verbeterpunten opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan het uitwerken van rollen, taken en verantwoordelijkheden, het verder concretiseren van het werkproces en met name de planning voor het opstellen van een MJP. Ook het verder bouwen aan een goede ‘slimme’ informatietool is één van de ontwikkelpunten. De Haarlemse organisatie gebruikt deze ontwikkelagenda als leidraad voor de ontwikkeling van de programmering, het proces en de organisatie in de komende jaren.

Reactie opdrachtgever gemeente Haarlem

“De inzet van Planterra heeft gemeente Haarlem geholpen om de buurt- en opgavegerichte programmering verder te verduidelijken en de beheertrein concreet vorm te geven. De strategische richting lag vast in het SBOR; Planterra heeft deze vertaald naar een toepasbaar en samenhangend MJP Openbare Ruimte.
Door het aanscherpen van de prioriteringsmethodiek, programmeerregels en buurtstrategieën zijn keuzes transparanter en beter onderbouwd. De programmeertafels hebben bijgedragen aan samenhang tussen beheeropgaven, beleidsambities en externe planningen.
Daarnaast zijn ervaringen en leerpunten expliciet vastgelegd in een ontwikkelagenda. Deze biedt duidelijke handvatten voor verbetering van proces en instrumentarium en vormt een goede basis voor volgende herijkingen van het MJP.”

Meer weten?

We denken graag mee over het vertalen van vervangingsopgaven naar een praktisch en haalbaar meerjarenprogramma voor de openbare ruimte. Wil je meer weten? Neem contact op met Martin van der Zwan.