7 invalshoeken om te toetsen of jouw beheerorganisatie nog beter kan functioneren

Een goed werkende beheerorganisatie is essentieel voor een schone, veilige en leefbare openbare ruimte. In deze blog bespreken we dé zeven randvoorwaarden voor een effectieve en efficiënte beheerorganisatie.

1. Beleidskaders

Beschikt de organisatie over heldere en actuele beleidskaders waarin is beschreven welke doelen worden nagestreefd?

Het is van cruciaal belang dat een gemeente zowel het strategische beleid als het operationele beleid op orde heeft, waarin afspraken over het te behalen doel, de benodigde acties en de kostenramingen staan beschreven. Dit moet actueel zijn en worden bijgesteld op basis van bijvoorbeeld veranderende wet- en regelgeving, een toenemende vraag naar bepaalde voorzieningen, of veranderingen in de beschikbare financiële middelen. Een duidelijk beleidskader biedt richting en structuur aan de organisatie en stelt medewerkers in staat om gericht te werken aan het realiseren van de gestelde doelen.

2. Kennis en vaardigheden

Beschikt de organisatie over de juiste kennis, vaardigheden en een brede blik om effectief te kunnen samenwerken en bij te dragen aan bredere ambities?

Belangrijke punten van kennis en vaardigheden zijn samenwerkingsbereidheid, transparantie en eerlijkheid tussen verschillende domeinen én communicatievaardigheden. Voor onderhandelingen met bewoners en aannemers zijn communicatieve vaardigheden nodig, evenals voor samenwerking met andere domeinen. Het begrijpen van elkaars vaktaal is daarbij essentieel.

Het is belangrijk dat beheerders niet alleen denken aan zaken binnen hun eigen vakdiscipline, maar ook denken vanuit bredere ambities zoals wat beheer kan bijdragen aan gezondheid. Ook innovativiteit, creativiteit en experimenteerbereidheid zijn belangrijke vaardigheden. Zorg dat medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijblijven op het gebied van nieuwe ontwikkelingen.

3. Inzicht en informatie

Kan de beheerorganisatie gebruik maken van een up to date en makkelijk te raadplegen informatiesysteem over opgaven en resultaten van beheer?

Het is van belang dat de informatie binnen de beheerorganisatie op orde is. Zijn de arealen van de gemeenten van alle verschillende beheergroepen in beeld, is de kwaliteit hiervan in beeld en is de vervangingsopgave duidelijk? Dit geeft inzicht in de omvang van de werkzaamheden en de benodigde capaciteit en middelen. Daarnaast is een goed werkend klachten- en meldingensysteem van belang om de prestaties van de organisatie te monitoren en te verbeteren.

4. Geld

Beschikt de beheerorganisatie over voldoende financiële middelen en reserves, en is duidelijk hoeveel budget er nodig is om de ambities te realiseren?

Het is belangrijk dat de beheerorganisatie weet hoeveel geld er beschikbaar is en hoeveel geld er nodig is om de gestelde doelen te bereiken. Het is daarbij van belang dat kostenramingen actueel zijn en in lijn met marktconforme tarieven. Ook is het van belang dat er voldoende reserves zijn voor onvoorziene omstandigheden en dat er een goede afweging wordt gemaakt tussen bestuurlijke wensen en beschikbare middelen. Soms hebben gemeenten genoeg ambities, maar hebben ze geen idee hoeveel dat kost. Soms komt een gemeente al geld tekort, en vragen ze zich af hoe ze hun beheer kunnen aanpassen zodat ze én bezuinigen, én een schoon, heel en veilige openbare ruimte kunnen garanderen.

5. Capaciteit

Is er binnen de organisatie voldoende menskracht / capaciteit beschikbaar om de taken en projecten uit te voeren die voortkomen uit de beleidskaders?

Het is van belang dat er voldoende mensen zijn om de rollen en taken die voortkomen uit de beleidskaders aan te pakken en dat er genoeg tijd is voor deze taken. De juiste mensen moeten ook worden ingezet voor het juiste werk. Een gebrek aan capaciteit kan leiden tot vertraging in projecten of een gebrek aan kwaliteit van de uitvoering. Daarom moet er voldoende aandacht besteed worden aan capaciteitsplanning. Het is ook belangrijk om te kijken naar de manier waarop werk verdeeld wordt. Het kan zijn dat er te veel werk op de schouders van één persoon terechtkomt, terwijl anderen onderbenut blijven. Een goede verdeling van taken kan helpen om de capaciteit efficiënter te benutten.

6. Werkprocessen

Zijn de werkprocessen binnen de beheerorganisatie duidelijk beschreven en worden deze tussentijds geëvalueerd en verbeterd om efficiëntie en kwaliteit van het werk te waarborgen?

Werkprocessen worden niet altijd goed beschreven. Er moet een duidelijke planning zijn en het moet duidelijk zijn wat de afzonderlijke stappen zijn. Het is belangrijk om te evalueren hoe het vorige bestek is verlopen en hoe de samenwerking in de uitvoering was. Het werkproces kan dan verder worden uitgeschreven en geëvalueerd. Elkaar niet voor de voeten lopen en vertrouwen hebben in elkaar zijn essentieel om efficiënt te kunnen werken. Er moet ook aandacht besteed worden aan het continu verbeteren van werkprocessen. Door regelmatig te evalueren en bij te sturen waar nodig, kan de beheerorganisatie processen optimaliseren en de kwaliteit van het werk verbeteren.

7. Rollen en taken

Is er binnen de organisatie voldoende duidelijkheid over de verdeling van rollen, taken en verantwoordelijkheden om het werk effectief, doelmatig en met plezier te kunnen doen?

Een zevende knelpunt is een onduidelijke rolverdeling. Het is van belang dat iedereen weet wat zijn of haar rol is en hoe zijn of haar rol samenhangt met de werkzaamheden van anderen. Het is dan ook zeker gewenst om de verantwoordelijkheden en taken van elke functie duidelijk te omschrijven. Een goede taakverdeling helpt om efficiënter te werken en dubbel werk te voorkomen. Het is ook belangrijk dat er afstemming is tussen verschillende functies en dat er duidelijkheid is over wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit kan helpen om communicatieproblemen te voorkomen en efficiënter te werken.

Dit zijn volgens ons de zeven knelpunten die de efficiëntie en effectiviteit van een beheerorganisatie in de weg staan. Door deze knelpunten aan te pakken en te zorgen voor goede beleidskaders, kennis en vaardigheden, inzicht en informatie, voldoende budget, capaciteit, werkprocessen en rollen en taken, kan een beheerorganisatie beter functioneren en een betere dienstverlening bieden aan de inwoners.

Heeft u een verander-of ontwikkelingsvraagstuk? Wij gaan graag met u in gesprek over de mogelijkheden. Onze inhoudelijke kennis over het beheer van de openbare ruimte combineren we met kennis over organisatie-ontwikkeling en organisatieverandering. Meer weten? Neem contact op met onze adviseur Martin van der Zwan.

Dit artikel is geschreven door Solinde Vos.